Tenue de la permanence AUPH
L'AUPH tient une permanence dans ses locaux le samedi matin de 10h30 à 12h30 de février à octobre.
Procédure pour la personne de permanence :
Prendre la clé dans la boîte près de la porte et l'y remettre en partant. Ne pas laisser le code apparent après utilisation.
Ne communiquer le code de la boîte à clé qu'à des membres du CA ou aux personnes chargées de la permanence.
Le compteur électrique est à réarmer en arrivant et à désarmer en partant sauf en cas d'apéro si le frigo est en fonctionnement à votre arrivée : en ce cas il faut le laisser armé. Le compteur se situe dans le placard tout de suite à droite de l'entrée.
Votre rôle principal est d'accueillir les adhérents de passage, les prospects qui viennent aux renseignements et ceux qui viennent adhérer ou renouveler leur adhésion.
A votre arrivée, ouvrez le cahier de permanence, tirez un trait sous la permanence précédente, inscrivez la date du jour et votre nom.
A tous vos visiteurs, adhérent ou non, il est de bon ton d'offrir le café.
Si le visiteur vient faire une remarque ou une réclamation, faites le remplir le cahier ad'hoc (cahier à couverture bleue) et prévenez le président ou le secrétaire pour qu'une réponse écrite lui soit apportée.
Pour les visiteurs qui viennent aux renseignements sur l'Association, utilisez le flyer qui décrit l'AUPH pour parler de nos 4 objectifs. Vous pouvez enrichir ces 4 points d'exemples concrets passés ou à venir. Assurez-vous que le visiteur part avec ce flyer et une carte de visite rouge. S'il décide d'adhérer, bravo, c'est que vous avez été convaincant.
Si les questions concernent des domaines dont vous n'êtes pas totalement au courant, envoyer la question au président et au secrétaire de l'AUPH sur AUPHendaye@gmail.com en notant le mail du visiteur pour pouvoir lui envoyer l'information.
Pour ceux qui viennent renouveler leur adhésion :
- vérifier sur le fichier adhérent que nous avons toutes les informations le concernant et que celles-ci n'ont pas changé. Sinon complétez les informations dans le cahier de permanence.
- enregistrer dans le cahier de permanence le nom de l'adhérent, la forme de son versement (liquide, chèque) et mettre son versement dans le classeur rouge marqué "Compta" dans le tiroir du haut à droite du bureau en mettant un post-it avec son nom s'il s'agit de liquide..
- lui donner le flyer, l'agenda des activités et la carte de visite AUPH.
Pour ceux qui prennent une première adhésion :
- leur rappeler les 4 objectifs de l'AUPH.
- leur faire remplir une fiche complète d'adhésion avec leur signature comme preuve d'adhésion aux valeurs de l'AUPH.
- mettre cette fiche avec le versement dans le classeur "Compta".
- leur donner un flyer, l'agenda des activités et une carte de visite.
- leur donner rendez-vous pour la prochaine manifestation
Avant de partir :
Prendre une photo des adhésions que vous avez notés dans le cahier de permanence et envoyer la photo au comptable par mail, SMS ou WhatsApp.
En partant :
- ranger tout et nettoyer selon les consignes données par ailleurs
- éteindre l'électricité (portes du frigo et du congélateur ouvertes) sauf si le frigo en marche pour apéro, en ce cas éteindre le radiateur s'il est en marche...
- fermer les fenêtres
- fermer la porte à double tour
- mettre la clé dans le boitier et brouiller le code.
Merci pour avoir assurer cette permanence.